化物所发〔2024〕37号
各研究室（部）、职能部门：
为规范我所科研物资管理，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规的规定，并按照《中国科学院事业单位政府采购管理办法（暂行）》、《中国科学院事业单位国有资产管理办法》等制度要求，结合我所实际，制定《中国科学院大连化学物理研究所科研物资管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。本办法自印发之日起施行，原《中国科学院大连化学物理研究所科研物资管理办法》（化物所发〔2023〕114号）同时废止。
中国科学院大连化学物理研究所
2024年4月12日
中国科学院大连化学物理研究所科研物资管理办法
第一章总则
第一条 为规范我所科研物资管理，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规的规定，并按照《中国科学院事业单位政府采购管理办法（暂行）》、《中国科学院事业单位国有资产管理办法》等制度要求，结合我所实际制定本办法。
第二条 本办法所称科研物资是指科研活动中所使用的耗材，主要包括试剂、药品、原材料及实验工具等。
第二章 管理职责
第三条 综合管理处负责科研物资采购归口管理，包括科研物资采购过程的合法性和合规性审核。
第四条 科研管理部门（包括科技处、高技术处、科技合作处，下同）负责对所采购科研物资在科研项目中的必要性、相关性和合理性进行审核。
第五条 法务室负责合同金额1000万元（含）人民币以上科研物资采购合同的法律审核。
第六条 质量办公室负责组织我所质量体系认证范围内的合格供方的评定工作，建立和维护《合格供方名录》。但纳入政府采购范围的，不应以《合格供方名录》作为入选资格。
第七条 使用部门负责具体科研物资采购、验收、保管和使用，指定专人负责本部门科研物资管理。
第三章 采购管理
第八条 科研物资采购流程包括：采购申请、确定采购组织形式、选择采购方式、合同审批、合同付款、组织验收、报销。
第九条 科研物资采购按照资金额度不同实行分类管理，分类标准如下：
（一）A类：采购金额1万元（不含）人民币以下的；
（二）B类：采购金额1万元（含）-5万元（不含）人民币的；
（三）C类：采购金额5万元（含）-50万元（不含）人民币的；
（四）D类：采购金额50万元（含）-100万元（不含）人民币的；
（五）E类：采购金额100万元（含）人民币以上的。
第十条 小额采购管理
A类科研物资采购为小额采购，由各使用部门负责执行，综合管理处负责监督管理。
小额采购必须做到采购前申请，经使用部门负责人审批后方可采购。使用部门可根据实际情况建立分级审批授权制度，形成授权证明文件。采购申请可以采用邮件、纸质版采购申请审批表、信息化系统等方式。采购时应对供应商资质和信誉进行审核。
第十一条 政府采购
（一）使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内或者采购预算金额达到100万元（含）人民币以上的科研物资均纳入政府采购管理。
（二）执行政府采购前，需要编报政府采购预算。
（三）政府采购应当按照已批复的政府采购计划执行，不得擅自变更采购标的、方式和预算金额。
（四）政府采购分为三种组织形式，分别为政府集中采购、部门集中采购及单位分散采购。
1. 纳入政府集中采购目录中的项目，应当按照国家集采中心有关规定开展采购任务。
2. 纳入部门集中采购目录中的项目，应当按照中国科学院有关规定开展采购任务。
3. 100-200万（不含）的分散采购项目，可采用公开招标、邀请招标、单一来源、竞争性谈判、竞争性磋商、询价等采购方式。确需采用单一来源采购方式的，应当按照院级变更政府采购方式的有关规定组织单位内部会商和公示。
4. 200万（含）以上的分散采购项目，必须采用公开招标的采购方式。确需采用其他方式采购的，应按照《中国科学院事业单位变更政府采购方式审批管理办法》报财政部审批。
（五）政府采购应当优先采购本国产品和中小企业产品。确需采购进口产品的，应按照《中国科学院事业单位政府采购进口产品管理办法》实行审核备案管理。
（六）采购人应当自政府采购合同签订之日起2个工作日内，将政府采购合同发给综合管理处在指定媒体上公告，但政府采购合同涉及国家秘密、商业秘密的内容除外。
第十二条 涉密采购
因采购对象、渠道、用途等涉及国家秘密，需要在采购过程中控制知悉范围，并采取保密措施的采购活动，经定密责任人审定后，按照业务部门相关要求执行。
第十三条 采购申请
B、C、D、E类科研物资采购均需所内事前申请。易制毒、易制爆和剧毒化学品的采购按照《中国科学院大连化学物理研究所试剂原料管理办法》执行。
第十四条 确定采购组织形式并选择采购方式
（一）A、B、C、D类科研物资采购的组织形式为自行采购，由使用部门成立采购小组进行采购。一般采用竞争性谈判、竞争性磋商和询价等方式。采购过程应形成书面记录，由采购小组填写《科研仪器设备和物资采购记录单》（附件1）。
鼓励使用中央政府采购网执行采购。通过中央政府采购网采购货物可免提供比价记录及采购记录单，将《中央国家机关政府采购电子卖场采购合同》、《中央国家机关政府集中采购电子验收单》作为采购过程材料。
（二）E类科研物资纳入政府采购范围，执行政府采购要求，由综合管理处委托有资质的采购代理机构进行采购。
第十五条 单一来源采购要求
（一）如所采用科研物资有以下情形之一，可以申请采用单一来源方式采购：
1. 只能从唯一供应商处采购的；
2. 发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
3. 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
（二）如采用单一来源方式采购，使用部门须对采购项目进行充分的市场调研，对采购项目的必要性、只能从唯一供应商处采购的理由进行论证。
（三）B、C、D类科研物资，使用部门应在采购前将论证理由提交综合管理处备案；E类科研物资按照政府采购要求执行。
第十六条 应急采购
采购中若涉及科研急需的物资，可采用公开招标以外的采购方式，特事特办，缩短采购周期。若涉及独家代理或生产的科研物资，可按程序采取单一来源采购等方式增强采购灵活性和便利性。
第十七条 合同审批
B、C、D、E类科研物资采购必须签订合同，合同应当采用书面形式执行线上审批。涉及商业秘密或国家秘密的采购项目，可由使用部门提供书面说明，经科研管理部门审核，报综合管理处备案后执行线下审批。B类科研物资采购合同由使用部门负责人审批，C类科研物资采购合同由使用部门、科研管理部门审核后，由综合管理处审批，D类科研物资采购合同经使用部门、职能部门审核后报主管所领导审批，E类科研物资采购合同经使用部门、职能部门审核后报主管所领导和所长审批。
第十八条 供应商审核
（一）供应商应为在中华人民共和国境内依法注册的，能独立承担民事责任，具有履行合同能力和良好的履行合同的记录，具有良好资金、财务状况的经济实体；供应商不得为列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单的供应商，且不得在过去三年中有重大的质量、信誉及违法记录等问题。
（二）进口产品如最终成交商为国内报价商，应审核国内供应商资质；如最终成交商为国外报价商，应审核代理公司，及代理公司提供的国外公司注册证明。
（三）单位负责人或实际控制人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加同一合同项下的采购活动。
（四）供应商属关联方的，使用部门还应按照研究所经济活动关联业务管理制度的规定执行审批。
（五）供应商存在提供虚假材料谋取中标/成交、采取不正当手段诋毁排挤其他供应商、与采购人或其它供应商串通、向采购人提供不正当利益等不当情形的，中标/成交无效。
（六）使用部门实施采购前须审核所有参与报价供应商资质。综合管理处定期抽查供应商资质，对于存在不当情形的，将相关供应商列入不良行为记录名单，禁止参加研究所采购活动。
第十九条 综合管理处负责监督科研物资采购合同的执行，对B、C、D、E类科研物资的合同进行公示。有特殊原因不能公示的，由使用部门提供书面说明经科研管理部门审核后报综合管理处备案。
第二十条 组织验收
A、B、C、D类科研物资由使用部门成立验收小组进行验收，E类科研物资由综合管理处和使用部门共同成立验收小组进行验收。B、C、D、E类科研物资验收小组应填写《科研物资验收记录单》（附件2），C、D、E类科研物资验收时需通过实物验收信息化平台拍摄现场照片或视频，并经综合管理处备案，上述材料均需上传至验收系统中。
第二十一条 综合管理处负责监督科研物资采购合同的执行，对B、C、D、E类科研物资采购合同进行公示。有特殊原因不能公示的，由使用部门提供书面说明，经科研管理部门审核后，报综合管理处备案。
第二十二条 使用部门应严格按照合同约定办理付款，通过验收后及时办理报销或核销。财务单据按照财务管理规定逐级审核。
第四章 使用管理
第二十三条 使用部门负责科研物资的使用管理，可根据实际情况建立内部管理制度。
第二十四条 使用部门应设专人管理科研物资的入库、领用及保管。科研物资实行双人领取，非“即领即用”科研物资应有出入库记录，每年年末应对科研物资库存情况进行盘点，保证账实相符。盘盈、盘亏应当及时处理，造成损失的按照《中国科学院事业单位国有资产管理办法》相关规定执行。
第二十五条 化学品和气体的使用管理要按照研究所安全管理规定执行，化学品废液、废弃危化品的处置要符合安全管理相关要求。
第五章 监督检查
第二十六条 科研物资采购和使用工作接受监督与审计处和全所职工的监督。任何部门和个人对采购和使用活动中的违法行为，有权向监督与审计处检举和反映情况。
第二十七条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究业务发生部门和相关人员的责任：
（一）与供应商或者采购代理机构串通的；在采购过程中接受贿赂或者获取不正当利益、存在利益输送行为的；
（二）应当实行政府采购的项目而不实行政府采购的；应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的，或将须公开招标的项目化整为零而规避公开招标的；
（三）科研物资使用不当、管理不善造成重大损失的；
（四）以各种名目侵占科研物资和谋取私利的；
（五）其他违反本办法行为的。
有前款所列行为之一的，归口管理部门责令改正，违规资金予以追回，并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人，移交相关部门按规定给予党纪或行政处分。涉嫌违法的，移送司法机关处理。
第二十八条 质量体系认证范围内的科研物资采购管理同时需要执行质量体系要求的相关规定。
第二十九条 稀贵金属和贵重试剂管理按照《中国科学院大连化学物理研究所稀贵金属和贵重试剂管理办法》执行。
第六章 附则
第三十条 本办法由综合管理处负责解释。
第三十一条 本办法自印发之日起施行，原《中国科学院大连化学物理研究所科研物资管理办法》（化物所发〔2023〕114号）同时废止。
附件1：科研仪器设备和物资采购记录单
附件2：科研物资验收记录单.doc
